紙質文檔管理 加速校園信息化建設

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眾所周知，學校是一個傳播知識的地方，無論是高校，還是中小學院校中都擁有著龐大的知識資源庫。在傳統的教育模式下，學校純粹依靠人工管理這些資源，這種方式顯然已無法跟上互聯網時代的步伐。 隨著互聯網技術的日漸成熟，線上與線下結合的教學類型愈加受歡迎，為迎合新型教學模式的需求，學校以及教育機構也需要打破陳規，改革校園資源管理模式，加速資源信息化建設。在這個背景下，學校就亟需一套完整的文件管理方案，能夠整合所有的文檔資源，促進老師與老師、老師與學生之間的協作互動，以提高學校的辦公效率和教學質量。 學校文件管理難題 經觀察發現，當下教育行業還存在著以下幾種文件管理難題： 一、教學資料繁多分散 學校中每個科任老師都有自己的教學課件、大綱、培訓教案、教學視頻、考試題庫等等教學文件，教務系統中又存在著大量的學生檔案信息，學校建設相關文檔……這些教學文件資料繁多雜亂，分散在各個地方，缺乏統一的文件存儲平臺，教師們要調用時十分麻煩。 二、文件交互難 高校以及一些大型的中小學都會有一些分校分院等分支機構，文檔數據分散，學院與學院，教師與教師、教師與學生之間缺乏高效的交互平臺，最新的資料等信息無法即使在院校、教師、學生之間共享，教學資源難以得到有效的利用。 三、教學資料共享難 目前，大部分學校所使用的教案、教輔材料等學習資料依舊是傳統的紙質材料，不易于在學生之間流動分享，學生作業審批緩慢，學生無法及時獲得輔導。 四、資料安全問題 通過個人云盤、U盤、QQ、微信等渠道傳輸數據，教學資料的安全難以得到保障。這一點從歷年來頻頻發生的考題泄露事件、科研材料泄漏事件等等就可以看出來。 紙質文檔管理 助力學校文件管理 為了解決教育行業的文件管理難題，加速校園信息化建設工作，技術根據現代化校園文檔管理的需求和特點，結合先進的OCR技術，推出了紙質文檔管理系統。 據介紹該系統集掃描、識別、糾錯、存儲、分享于一體，可以快速實現文字的識別錄入、信息保存工作，并根據分類需求，自主建檔，全方位、多角度協助學校文件管理。 紙質文檔管理系統搭載OCR識別技術，可以批量精準識別圖片以及掃描件上的文字信息，并自動錄入存儲。學校中的教職員工只需要將紙質文檔的照片或者掃描件上傳即可，無需逐字輸入，且系統含有自動糾錯功能，相比人工輸入要靈活得多，既減少了錯誤率，還提高了工作效率。 除了快速錄入存儲信息之外，系統還可以實現自動建檔、保存相關資料，確保信息“不褪色”。且系統自帶的OCR識別檢索功能，能夠對包括識別圖像、識別結果、文檔標題等多種元素進行關鍵字檢索，解決學校文件查找難、分類難、共享難的問題。 另外，紙質文檔管理系統可對教職員工進行權限分配，保障教職員工在職能明確的分類下根據相應的權限進行文檔管理，在保障資料安全的基礎上，保證文件的合理靈活使用，提高工作效率。并且系統可部署于學校內部的私有云上，有效保證核心教學文件的完整和安全。 知識隨著歷史的推進不斷豐富，教育更應該與時俱進！紙質文檔管理推動學校走向信息化。